Gratis e-postkonto
informasjon
oppdatert: 12. oktober 2012
"Google Apps"-konto
Gratis versjonen ble stoppet desember 2012

Vi anbefaler våre kunder å bruke e-postkasse hos Google. Det er ikke mulig for norske selskaper å konkurrere med Google hva gjelder stabilitet, ytelse, funksjonalitet og kostnad. Vi anbefaler derfor en "Google Apps"-konto hos Google. "Google Apps"-konto er ikke en Gmail-konto, men har samme type webmail. "Google Apps" gir deg mulighet til bruke ditt domenenavn som e-postadresse. For eksempel e-post som sendes til firmapost@websport.no havner i en slik postkasse hos Google. E-post sender fra kontoen vil ha avsender adresse firmapost@websport.no. Vi tilbyr ikke support og hjelp på Google sin tjeneste utover denne guiden. Gi oss gjerne innspill til forbedringer av denne siden.

Størrelsen på postkassene er rundt 7GB, vedlegg er begrenset til 25MB, maks 500 utgånde e-post per dag.. En kan bestille opptil 10 postkasser per domene før Google krever betaling. For å lese og skrive e-post brukes Gmail eller du kan bruke Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail samt samt mobile plattformer som Android, iPhone, BlackBerry, WindowsMobile. Når du bruker Gmail vil du se litt reklame på siden.

En "Google Apps"-konto gir deg også tilgang til andre nyttige tjenester som møtekalender og online office-pakkke (der dokumentene skrives og lagres på nettet) med mer.

En populær tjenste hos oss er viderekobling av e-post. Når en benytter "Google Apps" på ditt domenet vil ikke viderkobling satt opp på våre e-postservere for domenet fungere lengre, men det er mulig å legge inn viderekobling i "Google Apps", se beskrivelse nedenfor.

Hvordan opprette "Google Apps"-konto.
Hvordan sette opp riktige record i DNS.
Hvordan logge inn og aktivere "Google Apps"-konto
Hvordan sette avsender adresse.
Hvordan legge til flere "Google Apps"-konti på samme domene
Hvordan sette opp viderekobling av e-post
Hvordan flytte innholdet fra gammel e-postkasse over til "Google Apps"-konto
Hvordan sette opp Outlook eller lignende e-postklienter
Hvordan bruke Google Dokumenter og Google Disk
Hvordan bruke Google Kalender
Hvordan legge til Google Kalender i Thunderbird
Hvordan bruke Google Talk

Hvordan opprette "Google Apps"-konto
1) Gå til siden http://www.google.com/enterprise/apps/business/pricing.html og trykk på "Start nå".

2) Skriv inn ditt domenenavn (f.eks websport.no) (tjenester tillater ikke domenenavn som inneholder de norske tegnene ÆØÅ). Trykk deretter på "Send".

3) Fyll ut alle feltene. Oppgi en e-postadresse som ikke tilhører domenet. En e-postadresse du kan bli kontaktet på om hele oppsettet for domenet feiler.

4) Nederst på samme side trykker en på "Jeg godtar dette. Opprett kontoen min".

5) Trykk på "Velg Express".

6) Trykk på "Neste".

7) Trykk på "Neste".

8) Trykk på "Alternative metoder".

9) Trykk på knapp utenfor "Domenenavnsleverandør". Trykk deretter på "Velg domeneregistrator eller -leverandør".

10) Nederst i listen trykker en på "Andre".

11) Siden inneholder en kode for å verifisere eierskapet til domenet. Kopier kodenstrengen som begynner "google-set-verification=" til en fil. Denne kodestrengen skal legges inn i TXT-record. Hvordan du opprettet TXT-record og setter opp navntjenerene korrekt er beskrevet i neste kapittel.

 

Hvordan sette opp riktige records i DNS
1) Logg inn på "Domenekonto", link nede i venstre marg på http://registrar.no. Etter innlogging vil du finne skjema for ditt domene når du trykker på boken "DNS" i venstre marg. Skjemaet gir deg mulighet til å legge inn DNS-recorder. Følgende 7 MX- og TXT-record skal legges inn. RDATA-verdien i TXT-record skal være lik kodestrengen du fikk oppgitt i punkt 11 pluss doble anførselstegn rundt .

RDATA-verdiene nedenfor kan markeres, kopieres og limes inn i dine DNS-record. Etter innleggelse fjerner du eventuelt andre MX-recorder i oppsettet.

DNS tjenester
websport.no
Resource record i DNS:
subdomene domene type RDATA  
  websport.no MX 1 ASPMX.L.GOOGLE.COM
  websport.no MX 2 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  websport.no MX 2 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  websport.no MX 3 ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM
  websport.no MX 3 ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM
  websport.no TXT "v=spf1 include:_spf.google.com ~all"
  websport.no TXT "google-site-verification=yyZHR9vtVODd5lkhHgzss58tS1WFEUmHsNx0yuyB0js"
PS: Husk doble anførselstegn rundt RDATA-verdier i TXT-record.
PS: Det kan ta opptil 3 timer før våre navntjenerene er oppdatert med endringene. Altså du må vente opptil 3 timer før Google kan verifisere at du eier domenet.

Her følger en kort forklaring på misjonen til de ulike recordene. Vi starter med MX-recorden. Når du sender e-post vil din e-postklient levere all e-post til utgående e-postserver. Utgående e-postserver spør en navnetjener om MX-recordene til domenenavnet i mottagers e-postadress. Domenenavnet er selvsagt navnet til høyere for alfakrøllen. Navntjeneren kan svare med et eller flere ip-nummer. Ip-nummer som identifiser e-postserverene til mottakeren. For at e-post skal kommer fram til din "Google Apps"-konto må ditt domenets MX-record's peke til Google sine e-postservere.

For at ikke andre skal kunne opprette en "Google Apps"-konto på ditt domene ber Google deg om å legge inn en unik verifikasjonstekst i en TXT-record. Verifikasjonsteksten ble oppgitt i punkt 11 i forrige kapittel. På denne måten verifiserer du ovenfor Google at du administrerer domenet.

Den andre TXT-recorden (RDATA = "v=spf1...) begrenser muligheten spammere har til å sende e-post med din avsenderadresse.

Hvordan logge inn og aktivere "Google Apps" konto
Etter opprettelse må en vente i 3 timer (se forklaring i forrige kapittel). I mellomtiden kan en sette opp en viderekobling slik at en enkelt kan logge inn på Google Apps kontoen.

Det er nærmest; tre ulike innlogginger på Google Apps.
a) Innlogging for å bekrefte eierskap til domenet.
b) Innlogging for å administrere Google Apps kontoen, opprette nye e-postadresser/brukere tilhørende domenet.
c) Innlogging for å sende og lese e-post, bruke kontoen.

1) For å sette opp viderekoblingen logger du inn på "Domenekonto", link nede i venstre marg på "http://registrar.no". Etter innlogging på vil du finne skjemaet for ditt domene når du trykke på boken "Web", under "Tilleggstjenester" i venstre marg. I rullemenyen for "Type tjeneste" velg "Viderekobling".

2) I feltet "Underdomene" skriv inn "mail" eller "g" eller hva du ønsker å bruke. I feltet "Viderekobling til web-adresse" skriv inn google.com/a/dittdomene.no. Trykk på knappen "Bestill". Det tar 4 timer før endringen tar effekt.

3) Når viderekoblingen i punkt 2 over fungerer vil også våre navntjenere være oppdatert med MX- og TXT-record som ble lagt inn tidligere. Dermed er det tid for å bekrefte Google Apps kontoen. Gå til siden http://google.com/a/dittdomene.no (g.dittdomene.no / mail.dittdomene.no etc).

4) Etter innlogging på "Google Apps"-konto, trykk på "Bekreft at du eier domenet".

5) Ved mislykket bekreftelse kommmer en til siden nedenfor (tilsvarende side som i punkt 9-11 i første kapittel). Her kan en prøve å trykke "Bekreft" på nytt. En kan finne igjen "google-site-verification" kodestrengen ved å trykke på "Velg domeneregistrator og -leverandør" og følge beskrivelsen under punkt 9 i første kapittel.

6) Ved vellykket bekreftelse får en følgende beskjed.

7) Etter bekreftelse av eierskap til domenet og etter utlogging, vil en ved ny innlogging på g.websport.no (google.com/a/websport.no) kommer til en annen innlogging siden for å administrere og bruke domenet.

8) En kan opprette, nye e-postkasser/brukere under fliken "Dashboard", og trykke på knappen "Creat new user"

9) Brukere kan også logge inn g.websport (mail.websport.no). De får tilgang til e-post, kalender, g-drive etc, men selvsagt ikke adgang til å administrere hele domenet. Brukere kan også logge inn på gmail.com (den vanlige innloggingsiden for gmail-brukere). En får tilgang til akkurat de samme tjenestene.

10) Logger en inn på gmail.com med e-postadressen som er adminstrator for domenet kan en også kommme til administrasjon-sidene. Velg fliken "Mail", dereretter trykk trykk på "tannhjulet" og til slutt velg "Manage this domain".

Hvordan sette korrekt avsender adresse
1) All e-post kan innholder både avsenderadresse og avsendernavn. Avsenderadressen er en e-postadresse som mottaker kan svar til. Avsendernavnet er gjerne et personnavn. E-postklientene viser ofte avsendernavnet istedet avsenderadressen. Avsendernavnet kan dermed benyttes til å skjule stygge "kryptiske" e-postadresser, men dette er trolig ikke ønskelig når du bruker eget domenenavn i e-postadressen. For at avsenderadressen skal bli synlig må du trykke på "Settings" etter innlogging på Google Apps kontoen.

2) Videre må en velge fliken "Accounts", deretter trykke på "edit info".

3) Skrive inn avsenderadressen for avsendernavnet. Dermed vi avsenderadressen alltid vises hos mottakeren.

Hvordan sette opp viderekobling av e-post
Viderekoblinger som er satt opp i våre e-postservere fungerer ikke når en har "Google Apps"-konto på domenet, men viderekoblinger kan settes opp i "Google Apps"-konti. Bestill en ny "Google Apps"-konto for hver e-postadresse som skal viderekobles. For beskrivelse av bestillingen, se "Hvordan opprette "Google Apps"-konto.

1) Logg inn på "Google Apps"-konto som skal videresende e-post. Trykk deretter på "tannhjulet" og deretter "Settings".

2) Velg fliken "Forward and POP/IMAP". Trykk på knappen "Add a forwarding address".

3)Skriv inn addressen som e-post skal videresendes til. Google sendes beskjed til videresendings adressen og ber mottaker om tillatelse.

Hvordan flytte innholdet fra gammel e-postkasse over til "Google Apps"-konto
Når du leser e-post med Outlook henter den meldingen fra e-post-serveren og lagrer meldingen på på disken på PC som du bruker. Her skal vi se nærmere på hvordan en kan flytte e-postarkivet fra PC til "Google Apps"-konto. Det benyttes flere arkiv standarder for å lagre e-post:
  • mBox standarden benyttes av Thunderbird, Netscape, Eudora og mange andre. Standarden er definert i rfc 979. Alle meldinger i en mappe i e-posklienten lagres i en lang fil. I filen ligger meldingene etterhverandre kun avskilt med en blank linje. For raskt å kunne vise innholdet i mappe/mBoxfile benyttes ulike hjelpedatastrukturer. Dette kan være seg en summary-file som innholder en liste med avsender, dato, subject, lest, svart, ikke lest, slettet. Thunderbird kaller summary-filene .msf-filer, men selve mBox-filen har ingen ekstensjon og heter det samme som mappen.
  • mailDir standarden benyttes på servere og ikke på klienter. Hver mappe i e-postklienten blir til en mappe i arkivet. Hver meldinge lagres som en separate filer med unikt navn. Filnavnet til meldingen forteller om meldingen er slettet, lest ikke, lest, svart, se her.
  • .pst-filer er Microsoft proprietært arkiv som benyttes av Outlook. Alle meldinger i postkassen, selv om de er fordelt i flere mapper i e-posklienten, lagres i en .pst-fil.
  • .dbx-filer er Microsoft proprietært arkiv som benyttes av Outlook Express. Hver mappe i postkassen lagres i en ege .dbx-fil.
  • Babyl benyttes av Emacss RMAIL
  • MMDF benyttes på UNIX systemer
Hvis du har brukt POP for å kommunisere med postkassen kan du hoppe rett til pkt 5 nedenfor. Bruker du IMAP må du muligens fortelle eksport programmet hvor arkivet befinner seg. Da vil jeg først anbefale at du arkiverer e-posten i et mBox-arkiv. Bruk Thunderbird til dette. Thunderbird kan lastes ned herfra. Etter installasjon må en e-postkonto for lesing av gammel postkasse opprettes under menyvalget "Verktøy" > "Konto oppsett".

1) Hvor Outlook Express lagrer .dbx-filen til "Innboks" finner du ved å høyreklikkemuseklikke på "Innboks" i Outlook Express. I menyen velger du "Egenskaper". Velg fliken "Generelt" og flytt musen fram og tilbake over stien under "Denne mappen er lagret i følgende fil":

For å finne arkivene til Thunderbird bruk "Kjør" (ligger på "Start"-menyen på Window XP og under "Start" > "Tilbehør" på Vista) skriv inn %APPDATA%\Thunderbird\Profiles. Du finner arkivene lengre nede i denne katalogen. Let etter katalogen "imapMail". mBox-filene til Thunderbird er uten fil-ekstensjon.

2) Finner du .msf-filene til Thunderbird, men ikke mBox-filene må du endre innstillingene i Thunderbird slik at den lagrer kopi av e-post lokalt. I Thunderbird høyremuseklikk på mappen du ønsker å hente inn, velg "Properties" i menyen.

3) Velge fliken "Offline" og huk av "Select this folder for offline use" og trykk "Download now". Det kan ta tid å lese inn all e-post i mappen. Dette må utføres på hver enkelt mappe.

5) Innstaller "Google Email uploader":
Window versjon: http://mail.google.com/mail/help/email_uploader.html
Mac versjon:http://http://code.google.com/p/google-email-uploader-mac/downloads/list

Ved innstallasjon kan følgende feilmelding dukke opp, som du bare kan overse.

6) Stopp alle e-postklienter, de må heller ikke startes så lenge "Google Email Uploader" jobber. Start "Google Email Uploader". På Windows ligger det snarvei til programmet på start-menyen.

7) "Google Email Uploader" ber deg logg inn på "Google Apps"-konto du skal laste opp e-post til.

8) Finner du ikke igjen mappene fra e-postklienten ved trykke på pluss tegnet utenfor e-postklienten må du fortelle uploaderen hvor arkivene er. For legge til Thunderbird arkiver trykke på "Add a Thunderbird mailbox".

9) Bruker du Thunderbird er det ikke .mfs-filene, men de filene uten endelse som er mBox arkivet og skal legges til. Det holder som regel å angi selve "INNBOX"-filen så vil de andre mBox-arkivene i "INBOX.sbd" automatisk bli lagt inn.

10) Google bruk ikke mapper, men "labels" for å gruppere e-post. For å beholde noe tilsvarende mappestrukturen må e-posten "lables".

11) Så er det bare å krysse fingerene og vente.

12) Trykk ok og meldingen er eksportet til "Google Apps"

Min erfaring er at meldingene er synlig med engang i "Google Apps"-kontoen etter opplastning, men det kan lang tid å laste opp. Farten er rundt 2000 meldinger i timen.

Hvordan sette opp Outlook eller lignende e-postklienter
Webmailen til Google Apps ( = gmail) er trolig markedets beste. Prinsippet i Google Apps er at e-post og dokumenter lagres hos oss Google ("i skyen"). Har du mange e-postkasser og/eller jobber offline (ikke pålogget Internett) bør/må du bruke en annen e-postklient i tillegg. Google Apps konto støtter bruk av de fleste vanlige e-postklienter som Outlook, Thunderbird, Microsoft Live Mail, Mac Mail samt mange mobile platformer. Ved bruk at annen e-postklient er viktig å merke seg at det er to måter hente posten på i fra Google Apps postkassen. Den ene er å hente og slette innholdet i postkassen. Den andre er å hente en kopi av de nye meldingen i postkassen (synkronisere). Vi anbefaler at du henter en kopi av e-posten fra Google Apps konto og kommunikasjonstandarden for dette heter IMAP. Dermed vil de samme meldingene og mappene være tilgjengelig både i webmail (gmail) og din lokale e-postklient.

Hvis du ønsker å flytte innholdet i gammel e-postkasse over til Google Apps kontoen bør du gjøre det før du begynner å endre instillinger i din e-postklient, se Hvordan flytte innholdet fra gammel e-postkasse over til "Google Apps"-konto.

1) Logg inn på Google Apps konto. Velg "Settings" (tilsvarende pkt 1 i "Hvordan sette korrekt avsender adresse"). Velg fliken "POP/IMAP download". Trykk på "Enable IMAP" og til slutt "Save Changes".

2) Følg deretter instruksjonen for aktuell e-postklient på http://www.acns.colostate.edu/Help/Gmail-OutlookExpress

Hvordan bruke Google Dokumenter og Google Disk
1) Google Apps konto tilbyr lagring, opprettelse og endring av dokumenter. I prinsippet har alle Google dokumentene en unik webadresse. Dette gjør det enkelt å dele og sende dokumentene med/til andre (det er nok å sende linken til andre). Når en åpner et dokument vises det i en ny fane i nettleseren. En kan lagre vedlegg en mottar i e-post eller lagre filer fra egen privat datamaskin. Google Apps har støtte for å vise mange ulike filformater, som pdf, doc, xls, ppt... Det er mulig opprette gdoc (teksdokument), gsheet (regneark, skjema), gdraw (tegneark) og gslides ("powerpoint" presentasjon). Disse dokumentene opprettes og endres i nettleseren, uten å installere noen ekstra programvare på maskinen eller i nettleseren. Endringer en utfører på et dokument blir automatisk lagret (slipper å trykke på "lagre"). Denne nettbaserte "office"-pakken har ikke like mange funksjoner som Microsoft Office, men er enkelt å bruke og fungerer svært godt. For opprette nytt gdoc-dokument. Trykk på "Dokumenter" (eller "Disk") og trykk på "Opprett" og velg "Dokument". Ett tekstdokument åpnes i en ny fane.

2) Google "office" pakken kan ikke endre/redigere på dokumenter i andre formater. Google "office" kan dermed ikke endre på dokumenter i vanlige formater som .txt, .doc, docx, xls, xlsx, ppt osv. For å bøte på problemet tilbyr Google flere tjenester:

  • Konvertering av vanlige formater til Google Dokumenter format
  • Google Disk for PC
  • Installere Google Cloud Connect. Et tillegg til Microsoft Office pakken slik at en kan bruke Microsoft Office til editere direkte på Microsoft Office dokumenter lagret i Google Apps kontoen
Ved innlasting av dokumenter fra egen maskin til Google Apps kan en velg konvertering ved trykke "tannhjulet", velge "Opplastnings innstillinger" og velg "Konverte opplastetefiler til Google dokumenter-format". Filene havner i "Min stasjon".

3) Filer som er lastet opp uten konvertering til "Min stasjon" kan konverteres i ettertid. Høyre klikk på dokumentet og velg "Eksporter til Google Dokumenter"

4) Det konverterte dokumentet prøver å åpne en ny nettside. Muligheten til å åpne popup vinduer er i de fleste nettlesere blokkert. Bruker du Google Chrome nettleser må trykke opp i høyre hjørne og trykke filnavnet for å åpne vinduet. Her bør du samtid trykke på "Tillat alltid forgrunnsvinduer fra drive.google.com".

5) Dette nye konverte dokumentet bø du plassere "Min stasjon". Trykk på mappen, deretter "Min stasjon" og til slutte "Aktive endringer".

6) "Google Disk for PC" er en tjeneste der dokumeter lagret i Google Apps kontoen blir synkronisert med en mappe på din lokale maskin. Altså mappen på din maskin inneholder akkurat de samme dokumentene som Google Apps kontoen. Dokumenter i Google format (gdoc, gsheet) vil riktignok bare være lagret som en link på din maskin (kan uansett ikke endres offline). Flytter du dokumenter inn i mappen på din maskin vil de automatisk bli lastet opp til Google Apps kontoen. Tjenesten krever at du installer programmet "Google Disk for PC" din maskin. Trykk på "Last ned Google Disk" i venstre marg. Alternativt nå du ser på "Min stasjon" (der dine lagrete dokumenter i Google apps kontoen vises) har du mulighet for trykke på "Installer Google Disk for PC".

6) Du kan velge om programmet Google Disk skal starte automatisk eller ikke ved oppstart av din PC. For å slå automatisk oppstart trykk Google Drive symbolet nede i høyre marg på Windows PC, velg "Preferences...". I vinduet som dukker opp fjerner du haken utenfor "Start Google Drive automatically when you start your computer". For å starte Google Disk etter oppstart må du nå velge programmet under start menyen (Microsoft flagget nede i venstre hjørne).

7) Google Cloud Connect for Microsoft Office er et tillegg som gjør at du kan bruke Microsoft Office programmer for endre lagre og endre direkte på dokumenter lagret i Google Apps. Tillegget lastes ned fra https://tools.google.com/dlpage/cloudconnect?hl=no. Etter installasjon vi du Word se en ekstra linje der en kan logge på Google Apps konto.

8) Etter innlogging vil en kopi av dokumentet automatisk lagres til Google Apps kontoen nå en på vanlig måte trykker på lagre i Word. En kan direkte åpne Word-dokumenter lagret i Google Apps ved å trykke på "Google Cloud Connect" og deretter velge "Åpne fra Google Dokumenter...".

Hvordan bruke Google Kalender
1) Google Apps konto gir tilgang til Google Kalender. Mange er allerede vant til bruk av elekroniske kalendre, men her en kort forklaring på basis prinsippene. Hovedfunksjonen er å plassere avtaler og aktiviter i en kalenderen på tidspunktet der det skal utføres. Nå avtalen eller aktiviten nærmer seg kan en få varsel per mail etc. Du kan dele kalenderen med andre. En kan opprette flere kalendere. F.eks. kan en bedrift ha en kalender per møterom, som alle ansatte har tilgang til, dermed kan alle enkelt reservere rommene.

For å komme igang trykk på "Kalender" i top menyen. I venstre marg, vil trykk på "Mine kalendre" vise hvilke kalendere du har. For å legge inn en ny aktivitet/møte i kalenderen trykke "OPPRETT".

2) En må legge inn navn og tidspunkt for aktiviten. Det bør også sjekkes om varslingen er korrekt. Til slutt må en trykke på "LAGRE" for legge inn aktiviten i kalenderen. Aktiviter kan også legges inn ved å trykke på tidspunktet i kalenderen. For å endre eller slette en aktiviter kan en trykke på aktiviteten i kalenderen.

3) Ønsker du å dele din kalender med de andre i din organisjon, slik at de kan se når du er ledig, trykk på "Mine kalendere", deretter pil tasten uten for kalendernavnet og trykk på "Del denne kalenderen".

4) Velg "Se bare ledig/opptatt (skjul detaljer)" . Trykk på lagre. Alle som Google Apps konto på samme domene kan nå nå du er ledig.

4) For å se kalendere til kollegaer trykk på pilen utenfor "Andre kalendere" og velge "Legg til kalender for medarbeider". Skriv inn e-postadressen til den du vil se kalenderen til. Bruker du Google Chrome nettleser må du trykke på en sikkerhetsadvarsel i adresse linjen for å gi tillatelse til import av kalenderen.

5) Ønsker du å dele din kalender med de i andre familien. Utfør punkt 3 over på nytt (trykk på "Mine kalendere", deretter pil tasten uten for kalendernavnet og trykk på "Del denne kalenderen"). Fjern "Del denne kalenderen med andre". Fyll inn e-postadresse til personen du vil dele med. Velg rettighet, trykk ""Legg til person". Til slutt på "Lagre". Kun personer med e-postadresse på samme domene kan gis rettigheter til å endre på kalenderen. Kalenderen vil automatisk bli synlig blandt mottakers kalendere hvis vedkommende har en Google apps konto.

6) For kunne dele kalenderen med fulle rettigheter til e-postadresser utenfor domenet må en logge inn som domene administrator, se punkt 10 under Hvordan logge inn og aktivere "Google Apps"-konto. Trykk på "Settings" i topp meny, deretter "Calendar" i venstre marg og til slutt huk av for "Sharing all information, and outside can change calendars" under "External sharing options for primary calendras". Til slutt trykk på "Save changes".

7) Nå skal se på hvordan vi oppretter en ny felles kalender for booking av f.eks. møterom? For å få til dette må en logge inn som domene administrator, se punkt 10 under Hvordan logge inn og aktivere "Google Apps"-konto. Trykk på "Settings" i topp meny, deretter "Calendar" i venstre marg, velg flike "General", huk av for "Sharing all information, and allow managing of calendars" under "External sharing options for secondary calendras". Til slutt trykk på "Save changes".

8) Nå er klart for opprettelse av en ny felles kalender (en kalender for møterommet). Trykk på piltast til høyre for "Mine kalendere" i venstre marg og velg "Opprett ny kalender".

9) Fyll inn kalendernavn, sted og hvilke e-postadresser som en skal dele kalenderen med. Husk å gi rettigheter til å endre aktiviteter. Har du problemer med tilordne korrekte rettigheter se punkt 7 over. Til slutt trykk på "Opprett kalender". Nå kan alle brukere av kalenderen legge inn tidspunktene de ønsker å bruke møterommet.

10) For å slette en kalender eller avslutte et abonnement. Trykk på pil uten for "Mine kalendere" eller "Andre kalendere", velg "Instillinger"

11) Trykk på "Slett" eller "Avslutt abonnement".

12) Hvordan kan en sende ut møte innkallelse som automatisk plassers i mottakers kalender? Først oppretter en aktiviten, se punkt 1 og 2 over. Deretter fyll inn e-postadresse til hver enkelt møte deltaker under "Legg til gjester" og trykk på "Legg til". Sjekk at gjestenes rettigheter til å endre aktiviten er satt riktig. Avslutt med trykk på "LAGRE".

13) I Google Mail kan en enkelt legge med invitasjon til e-post, som automatisk kan plasseres i mottakers kalender. Trykk på "Skriv ny" melding og deretter på "Invitasjon".

Hvordan legge til Google Kalender i Thunderbird
Google Kalender kan legges til Mozilla Thunderbird e-postklient ved å laste nede "Lightning" og "Provider for Google Calendar".

1) Lightning hentes fra: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/lightning/ og lagres til disk.

2) "Provider for Google Calendar" hentes fra: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/provider-for-google-calendar/ og lagres til disk

3) Etter at de to filen over er lastet ned til din maskin. Start Thundbird, velg i menyen "Verktøy" og deretter "Utvidelser".

4) Trykk på "Tannhjulet" og velg "Installer utvidelse fra fil". Velg innstallasjonsfilen for Lightning.

5) Etter installasjon av Lightning må Thunderbird startes på nytt

6) Gjenta prosessen i punkt 4 for installasjonen av "Provider for Google Calendar". Deretter logg inn på Google Apps kontoen, velg "Kalender" og velg "Kalenderinnstillinger" for den kalenderen som skal kobles til Thunderbird.

7) Trykk på knappen "XML" under "Kalenderadresse". Klipp ut denne adressen og ta vare på den. Denne adressen skal limes inn i Thunderbird.

8) For opprette ny kalender i Thunderbird. Velg "File", "Ny" og deretter "Kalender".

9) Velg "På nettverk" og trykk "Neste"

10) Velg format "iCalendar" og lim inn adressen fra punkt 7 i "Adresse-feltet". Trykk på "Neste". Til slutt må tilordne kalenderen ett navn.

11) Etter installing vil en raskt åpne kalenderen ved å trykke på ikonet i høyre hjørne.

Hvordan bruke Google Talk
Google Talk gir mulighet for chat, samtaler og videosamtaler.

1) Installer plugginn fra http://www.google.com/talk/. Raskt og installere.

2) Logg inn på Google Apps kontoen, velg Epost. De du ønsker å nettprate med i fremtiden må du sende en invitasjon. Skriv inn deres e-postadressen i søkefeltet under e-postmappene, velg "Invitasjon til nettprat".

3) De du har invitert finner invitasjonen i mappen nede i venstre marg. Forhåpentligvis svarer de "ja" for å bekrefte mulig nettprat forbindelser i fremtiden.

4) Etter at mottaker av invitasjonen har svart "ja" på invitasjonen, vil en neste gang inn skriver inn e-postadressen til vedkommende få opp valget "Nettprat.

5) Det vil sprette opp en liten boks nede i høyre hjørne der en kan skrive inn chat melding. En tilsvarende chat boks spretter opp hos mottaker med meldingen.

5) Ønsker en ikke å ta imot chat meldinger kan en logge av nettprat. Trykk på pilen til høyre for kamaeret, velg deretter "Logg av".

6) En kobler opp videosamtale med den en chatter med ved å trykke på det grå kameraet, til venstre for telefonrøret, i chat-boksen. Videsamtler benytter samme servere som "Hangouts" i Google+ (Googles svar på Facebook). Det delta opptil 10 person i samme Hangouts.