1) Google Apps konto gir tilgang til Google Kalender. Mange er allerede vant til bruk av elekroniske kalendre, men her en kort forklaring på basis prinsippene. Hovedfunksjonen er å plassere avtaler og aktiviter i en kalenderen på tidspunktet der det skal utføres. Nå avtalen eller aktiviten nærmer seg kan en få varsel per mail etc. Du kan dele kalenderen med andre. En kan opprette flere kalendere. F.eks. kan en bedrift ha en kalender per møterom, som alle ansatte har tilgang til, dermed kan alle enkelt reservere rommene.
For å komme igang trykk på "Kalender" i top menyen. I venstre marg, vil trykk på "Mine kalendre" vise hvilke kalendere du har. For å legge inn en ny aktivitet/møte i kalenderen trykke "OPPRETT".
2) En må legge inn navn og tidspunkt for aktiviten. Det bør også sjekkes om varslingen er korrekt. Til slutt må en trykke på "LAGRE" for legge inn aktiviten i kalenderen. Aktiviter kan også legges inn ved å trykke på tidspunktet i kalenderen. For å endre eller slette en aktiviter kan en trykke på aktiviteten i kalenderen.
3) Ønsker du å dele din kalender med de andre i din organisjon, slik at de kan se når du er ledig, trykk på "Mine kalendere", deretter pil tasten uten for kalendernavnet og trykk på "Del denne kalenderen".
4) Velg "Se bare ledig/opptatt (skjul detaljer)" . Trykk på lagre. Alle som Google Apps konto på samme domene kan nå nå du er ledig.
4) For å se kalendere til kollegaer trykk på pilen utenfor "Andre kalendere" og velge "Legg til kalender for medarbeider". Skriv inn e-postadressen til den du vil se kalenderen til. Bruker du Google Chrome nettleser må du trykke på en sikkerhetsadvarsel i adresse linjen for å gi tillatelse til import av kalenderen.
5) Ønsker du å dele din kalender med de i andre familien. Utfør punkt 3 over på nytt (trykk på "Mine kalendere", deretter pil tasten uten for kalendernavnet og trykk på "Del denne kalenderen"). Fjern "Del denne kalenderen med andre". Fyll inn e-postadresse til personen du vil dele med. Velg rettighet, trykk ""Legg til person". Til slutt på "Lagre". Kun personer med e-postadresse på samme domene kan gis rettigheter til å endre på kalenderen. Kalenderen vil automatisk bli synlig blandt mottakers kalendere hvis vedkommende har en Google apps konto.
6) For kunne dele kalenderen med fulle rettigheter til e-postadresser utenfor domenet må en logge inn som domene administrator, se punkt 10 under Hvordan logge inn og aktivere "Google Apps"-konto. Trykk på "Settings" i topp meny, deretter "Calendar" i venstre marg og til slutt huk av for "Sharing all information, and outside can change calendars" under "External sharing options for primary calendras". Til slutt trykk på "Save changes".
7) Nå skal se på hvordan vi oppretter en ny felles kalender for booking av f.eks. møterom? For å få til dette må en logge inn som domene administrator, se punkt 10 under Hvordan logge inn og aktivere "Google Apps"-konto. Trykk på "Settings" i topp meny, deretter "Calendar" i venstre marg, velg flike "General", huk av for "Sharing all information, and allow managing of calendars" under "External sharing options for secondary calendras". Til slutt trykk på "Save changes".
8)
Nå er klart for opprettelse av en ny felles kalender (en kalender for møterommet). Trykk på piltast til høyre for "Mine kalendere" i venstre marg og velg "Opprett ny kalender".
9) Fyll inn kalendernavn, sted og hvilke e-postadresser som en skal dele kalenderen med. Husk å gi rettigheter til å endre aktiviteter. Har du problemer med tilordne korrekte rettigheter se punkt 7 over. Til slutt trykk på "Opprett kalender". Nå kan alle brukere av kalenderen legge inn tidspunktene de ønsker å bruke møterommet.
10) For å slette en kalender eller avslutte et abonnement. Trykk på pil uten for "Mine kalendere" eller "Andre kalendere", velg "Instillinger"
11) Trykk på "Slett" eller "Avslutt abonnement".
12) Hvordan kan en sende ut møte innkallelse som automatisk plassers i mottakers kalender? Først oppretter en aktiviten, se punkt 1 og 2 over. Deretter fyll inn e-postadresse til hver enkelt møte deltaker under "Legg til gjester" og trykk på "Legg til". Sjekk at gjestenes rettigheter til å endre aktiviten er satt riktig. Avslutt med trykk på "LAGRE".
13) I Google Mail kan en enkelt legge med invitasjon til e-post, som automatisk kan plasseres i mottakers kalender. Trykk på "Skriv ny" melding og deretter på "Invitasjon".
|